За какой срок необходимо подтверждение о проведении мероприятия?

Многие думают, что в проведении мероприятия нет ничего сложного: можно за несколько часов или накануне вечером запланировать мероприятие и на следующий день его провести, без какой-либо подготовки. Не совсем так. Кроме технических особенностей, есть ещё организационные. Давайте рассмотрим самые основные.

Итак, заказчик решил проводить онлайн трансляцию. Что для этого нужно? Во-первых, необходим сценарий и тайминг мероприятия. Во-вторых, необходимо техническое задание для исполнителей. Без него невозможно качество провести мероприятие и даже посчитать стоимость данного проекта. Конечно, написание ТЗ может занимать не так много времени, но его же ещё надо согласовать, утвердить, проверить? Далее нам необходимо посчитать смету по данному заданию и согласовать её. После, нам необходимо составить и подписать договор, согласованный обеими сторонами, что в некоторых случаях занимает несколько дней.

После этого, мы ждём предоплату по договору. При отсутствии предоплаты, мы не можем планировать мероприятие и готовиться к нему, не можем поставить его в наш график. Оплата занимает от 1 до 3-х рабочих дней.

Допустим, этот этап мы прошли и готовы начать работать над проектом. Так как у нас есть собственный график наших специалистов (с рабочими днями, выходными и т.д.) Он составляется заранее. Менять в последний момент бывает очень сложно или даже невозможно, если предыдущий проект накладывается по датам\времени. Или же вовсе, в последний момент поступила бронь другого проекта на вашу дату. В таком случае, есть риск остаться без качественно проведённого мероприятия.

Хорошо, мы решили все эти вопросы, поставили в график смены, что дальше? Оборудование. В данный момент оно может находиться на разных наших складах, на разных проектах. Возможно, чтобы собрать всё оборудование в одном месте может потребоваться дополнительное время. Далее происходит тестирование, сборка и упаковка всего, что необходимо для вашего мероприятия. И этим как раз, мы занимаемся примерно за сутки, в день накануне. По времени это занимает как минимум несколько часов. Об этом можете прочитать в нашей статье «Фактическое время необходимое для проведения онлайн-трансляции».

Конечно, мы можем организовывать мероприятие и за 1-2 дня, но это уже тяжелее и требуется задействовать всё свободное время (иногда и ночи). Поэтому мы всегда благодарим наших заказчиков определёнными бонусами при заказе более чем за 7-10 дней до мероприятия.

Кроме всего прочего, есть некоторые менее значимые моменты, касаемые внутренней организации в нашей компании, но которые также могут влиять на сроки всех согласований и утверждений. При желании, если вы до сих пор думаете, что организация и проведение мероприятия это быстро, легко и просто, можете связаться с нами, мы с удовольствием расскажем вам о всех ситуациях, которые только возможны и с которыми мы сталкивались, из-за которых, сроки могут сдвинуться на неопределённое время.